I spåret av ”coronapandemin” får jag allt fler frågor kring digitala möten. Vad bör man tänka på? Kan verkligen ett digitalt möte ersätta ett fysiskt? Hur gör man för att verkligen alla skall komma till tals i det digitala mötet? Ja, frågorna är många. I veckans blogg vill jag därför ge dig några av mina erfarenheter och tips på hur du kan få till ett bra digitalt möte.
5 tips hur du kan hålla digitala möten
1. Även ett digitalt möte behöver V- frågorna
När jag ger tips om presentationsteknik talar jag i princip alltid om de viktiga V- frågorna. Vem, Vad, Varför? Glöm inte bort dem i ett digitalt möte. Att ha klart för sig vem/vilka du talar till i ett digitalt möte är minst lika viktigt som i ett fysiskt möte. Även att fundera över vad du verkligen vill förmedla och varför är minst lika viktigt i det digitala mötet. Du kan läsa mer om hur du kan använda V-frågorna i tidigare blogginlägg.
2. ”Mötesdisciplin”
Ett vanligt problem i digitala möten är att de som är med, talar i munnen på varandra eller att de pysslar med annat samtidigt som mötet pågår. Detta kan bli mycket störande. Därför rekommenderar jag att alltid ha en ledare för mötet, även om det är ett rent diskussionsmöte eller träff, så se till att du har en person som leder diskussionerna och ser till att allt flyter. Ledaren kan fördela ordet och även se till att alla får komma till tals. Bra är också om du har en mötessekreterare eller om du hellre vill kalla det mötesobservatör. Dvs en person som hjälper ledaren att hålla koll på chatten, se till att rätt bild kommer upp om du skall visa bilder etc.
3. Sätt ”mötesregler” för ditt digitala möte
Innan ni sätter igång mötet så se till att alla vet vad som gäller. Hur begär man ordet, stänga av /på sin mick. Om deltagarna är ovana eller är nya i att använda sig av digitala möten så behöver du troligen berätta var de hittar funktioner som chatt, mick och bild. Be dem även stänga av alla andra program som tar kraft i datorn och kan försämra uppkopplingen. Jobbar ni hemifrån så kanske var och en få be övriga i hushållet att hålla nere på sin internetanvändning.
4. Med eller utan kamera
Just av ovanstående anledning är det många som avstår från att använda videofunktionen i mötet. Men jag vill förorda att du använder kameran så mycket som möjligt. Och det handlar helt enkelt om mänsklig kommunikation, vi vill se den vi talar till. Det blir också en helt annan kontakt. Och så har du ju ditt kroppsspråk med mimik, tummen upp etc. Kameran har också en tendens att höja mötesdisciplinen. Risken kan bli att någon börjar pyssla med annat under mötet men syns du i bild så syns det också.
5. Tips för dig som sitter hemma och skall delta i ett digitalt möte
Sitter du hemma och mötet är på morgonen så visst kan det vara skönt att sitta kvar i pyjamasen. Eller så går du omkring i mysdressen. Kom då ihåg att all kommunikation börjar hos dig själv. Att även kläder påverkar dig och din kommunikation. Jag vill inte påstå att det är fel med mysdress eller att du behöver klä upp dig. Men var medveten om att allt detta påverkar dig och hur du framför ditt budskap. Så fundera på vad det är för digitalt möte du skall delta i och vilka signaler du vill sända.
Lycka till!
